5.1 Mise en contexte

Dans le cadre de cet appel d’offres, la Ville de Sherbrooke désire obtenir des cartouches d’encre neuves et réusinées avec une préférence, lorsque disponibles, pour les cartouches réusinées.

5.2 Définitions

5.2.1 Cartouche d’origine

Une cartouche d’origine est une cartouche que le fabricant d’imprimantes HP fabrique pour ses propres produits. La marque de commerce de HP est une caractéristique d’authentification de ces cartouches.

5.2.2 Cartouche réusinée

Une cartouche d’encre réusinée est fabriquée à partir d’une cartouche d’origine, mais remise à neuf par des compagnies spécialisées qui démantèlent, inspectent et remplacent, au besoin, les différentes composantes. Les toners sont vidés, nettoyés puis remplis à nouveau. Ces cartouches remises à neuf rencontrent les mêmes normes et standards de qualité que les cartouches originales (CAN/CGSB-53.148-2011). Dans le contexte de la Ville de Sherbrooke, une cartouche réusinée provient uniquement et strictement d’une cartouche d’origine telle que définie ci-dessus.

5.2.3 Cartouche compatible

Une cartouche compatible est une cartouche provenant d’un tiers qui ne fabrique pas d’imprimante. Elle ne porte pas la marque de commerce des cartouches HP. Aucune cartouche compatible ne sera acceptée dans le cadre de cet appel d’offres.

5.3 Les cartouches devront toutes être garanties (réusinées ou non) pour un minimum d’un an.

5.4 L’adjudicataire s’engage à récupérer les cartouches vides originales ou réusinées et ce, sans frais pour la Ville. La récupération des cartouches se fera sur appel, à la demande de la Ville.

5.5 Advenant le cas où une cartouche réusinée endommage une imprimante et, dans le cas où il est démontré que ladite cartouche est vraiment la cause du problème, l’adjudicataire s’engage à réparer l’imprimante sans frais ou la remplacer, le cas échéant, dans un délai de vingt-quatre (24) heures réparties en heures ouvrables, soit trois (3) jours consécutifs de huit (8) heures, après le constat, avec les garanties Section 5 – Clauses techniques générales et particulières appropriées. Le cas échéant, l’imprimante de remplacement sera fournie avec les accessoires nécessaires à son installation (câbles et logiciels d’installation). L’adjudicataire doit offrir une garantie de quatre-vingt-dix (90) jours pour chacune des réparations qu’il effectue.

5.6 Un projet de rationalisation des imprimantes est en cours à la Ville. Ce projet pourrait diminuer de façon importante le nombre d’imprimantes en utilisation à la Ville. Par conséquent, le nombre et le type de cartouches commandées dans les prochaines années pourraient diminuer. Aussi, certaines cartouches d’un modèle d’imprimante peuvent être annulées au profit de cartouches d’un nouveau modèle ou d’un modèle déjà existant.

5.7 Livraison

5.7.1 Les commandes de cartouches seront passées de façon décentralisée par les différents requérants de la Ville par courrier électronique, téléphone ou sur le site Internet de l’adjudicataire. Les livraisons devront être effectuées dans plusieurs bâtiments de la Ville, et ce, au lieu exact de livraison demandé par le requérant lors de sa commande, soit à l’adresse, à l’étage et au bureau spécifiés dans chaque commande. La livraison doit se faire selon les horaires et les jours ouvrables, dans les quarante-huit (48) heures suivant la réception de la commande. Si le délai et les conditions de livraison ne sont pas respectés, l’adjudicataire pourrait être considéré en défaut. Il y a environ trente (30) adresses de livraison sur le territoire de la Ville de Sherbrooke et ce nombre peut varier durant la période du contrat.

5.7.2 Lors de la livraison, l’adjudicataire devra faire signer un bon de livraison par le service demandeur et il devra lui en laisser une copie. La facture peut servir de bon de livraison.

5.7.3 Les cartouches doivent être livrées dans un emballage permettant la conservation.

5.8 Modalité de paiement

La Ville payera chaque transaction par carte de crédit lors de chaque prise de commande.

5.9 Retour de marchandises défectueuses, erreur de livraison de commande et commande en souffrance

5.9.1 Lors d’un retour de marchandises défectueuses, la Ville ne paiera aucuns frais inhérents pour la récupération et le retour de la marchandise.